Obligaciones de una sociedad “inactiva”

Una empresa, aunque comunique su ausencia de actividad, no ejerza/desarrolle una actividad empresarial y/o profesional, mantiene/conserva una serie de obligaciones y responsabilidades como sociedad “inactiva” ante la AEAT, ante la Seguridad Social, ante el Registro Mercantil y ante los terceros, ya que no ha dejado de existir.

Obligaciones de una sociedad “inactiva” ante la Agencia Tributaria

1. En primer lugar, se debe comunicar a la AEAT que la sociedad está “inactiva“, mediante una modificación en la declaración censal modelo 036 y 037. Se debe marcar la casilla 140 «Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución. Entidades inactivas.»

Deberá ser cumplimentado por las personas jurídicas y entidades que dejen de realizar actividades económicas. Es decir, que queden “inactivas”, pero que no se hayan disuelto o extinguido.

También se completará la casilla 141 «Fecha efectiva del cese». Fecha efectiva del cese del modelo 036 en la que constará la fecha en la que, efectivamente, se ha cesado en la actividad.

2. A continuación, las entidades mercantiles que queden “inactivas“, no tendrán obligación de realizar las declaraciones mensuales. Tampoco trimestrales ni anuales por el IVA, ni retenciones a trabajadores y profesionales, pagos a cuenta, etc. (Hay que tener en cuenta la fecha de comunicación de cese de actividad, ya que si es a mitad de un trimestre habrá que cumplir con las obligaciones tributarias pertenecientes a ese trimestre). Excepto la obligación de presentar declaraciones por el Impuesto sobre Sociedades.

En consecuencia, todos los años se tendrá que presentar el modelo 200 y, al cumplimentar este impreso, habrá que marcar la casilla 026 «Entidad inactiva». Esto provocará que solamente se permita rellenar el balance sin tener acceso a la cuenta de pérdidas y ganancias porque no se admite a partir de la fecha de inactividad ningún resultado, ni positivo, ni negativo.

Por lo que no será posible realizar ninguna deducción en concepto de IVA, ni la deducción de ningún gasto, y tampoco emitir ninguna factura.

Eso sí, si se produce que una sociedad quede sin actividad después del 1 de enero, no habrá que marcar la casilla 026, puesto que parte del ejercicio ha estado activa. No obstante, en el próximo ejercicio, la sociedad estará obligada a realizar pagos a cuenta, a pesar de la inactividad económica, a no ser que se acoja a la segunda opción de pagos a cuenta de la LIS. (la del art.40.3 TRLIS).

Sociedad “inactiva”, Impuesto sobre el Valor Añadido

Desde el punto de vista del IVA la primera consecuencia de declarar una sociedad “inactiva” es que a partir de la fecha de cese de la actividad no se pueden emitir facturas. Además, el IVA soportado en las facturas recibidas no será deducible porque la sociedad no se encuentra en el ejercicio habitual de sus operaciones (art. 93 de la Ley del IVA).

La empresa no tendrá que presentar las declaraciones trimestrales (o mensuales) de IVA ni su correspondiente resumen anual si se da de baja por actividad el 1 de enero.

Pero, cuidado, si la fecha de cese está dentro del ejercicio, tendrán que haber presentado las declaraciones de IVA que correspondiesen anteriores a esa fecha (trimestrales o mensuales). También el resumen anual, recopilando las operaciones realizadas en los trimestres o meses en los que sí se desarrolló la actividad.

Sociedad “inactiva”, Impuesto Sociedades

Cualquier sociedad, por el simple hecho de existir, está obligada a presentar el Impuesto sobre Sociedades. De hecho, el propio modelo de declaración del Impuesto contempla la posibilidad de presentarlo sin actividad económica. Habrá que marcar la casilla 026 “Entidad inactiva”.

Al marcar esta casilla sólo se puede rellenar el balance. No se tiene acceso a la cuenta de Pérdidas y Ganancias porque durante la ausencia de actividad económica no se admite ningún resultado, ni positivo ni negativo.

No se tendría que marcar la casilla 026 “Entidad inactiva” en el supuesto de si se produce la falta de actividad de una sociedad después del 1 de enero puesto que parte del ejercicio ha estado activa. Y en el próximo ejercicio la sociedad estará obligada a realizar pagos a cuenta, a pesar de la “inactividad”, a no ser que se acoja a la segunda opción de pagos a cuenta de la LIS. (la del art.40.3 TRLIS). Es decir, sólo hay que señalar esta casilla cuando la empresa haya estado sin actividad económica durante todo el período impositivo. Por ejemplo, si la fecha efectiva de cese de la actividad es el 31 de mayo, en la declaración del Impuesto sobre Sociedades de ese año no habrá que marcar la casilla 026 ya que los primeros meses del ejercicio ha tenido actividad.

Sociedad “inactiva”, Retenciones

Lo mencionado respecto del IVA es aplicable a las obligaciones de retención sobre rendimientos de trabajo, sobre alquileres de locales, naves, oficinas…, sobre rendimientos de capital mobiliario.

Aunque los gastos originados durante la inactividad no sean deducibles, la sociedad “inactiva” está obligada a retener a los profesionales que le prestan servicios (asesores, Registro Mercantil…). Deberá liquidar e ingresar estas retenciones a través del Modelo 111 de Retenciones y pagos a cuenta del IRPF y su resumen anual Modelo 190. Es decir, la obligación de efectuar retenciones sigue vigente aun con la ausencia de actividad declarada de la sociedad. Por tanto, cuando se dé el caso, la sociedad debe darse de alta en la obligación censal del modelo correspondiente a las retenciones a practicar, realizar su presentación e ingreso y darse de baja del mismo modelo. También habrá que presentar el correspondiente resumen anual en el mes de enero.

Obligaciones de una sociedad “inactiva” ante la Seguridad Social

En primer lugar, si tenía trabajadores por cuenta ajena a su cargo, darlos de baja en la Seguridad social, con el cumplimiento de las obligaciones laborales reguladas en la normativa vigente, tales como en el Estatuto de los Trabajadores, Convenios colectivos aplicables en su caso, etcétera.

Si el administrador y/o administradores de la sociedad no realizaran ninguna otra actividad económica y sus funciones inherentes al cargo de Administrador de la Sociedad no están remuneradas, puede solicitar su baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA), a través del modelo TA.0521-5. Aun cuando el funcionario de turno deniegue la baja, la Seguridad Social debe concederla al no desarrollarse actividad económica. Y, por tanto, no existir el elemento de habitualidad, indispensable para estar obligado al alta en este régimen.

La baja solicitada en los 3 días naturales siguientes al cese de la actividad surtirá efecto desde el día primero del mes siguiente a aquel en que se hubiere cesado en la actividad. Por el contrario, cuando no se solicite la baja o se solicite en un plazo superior, el alta así mantenida surtirá efecto en cuanto a la obligación de cotizar, pero no así en cuanto al derecho a las prestaciones.

Habrá que tener en cuenta si existen deudas con la Seguridad Social o se está al corriente de las mismas, porque aunque la entidad esté sin actividad el proceso de gestión de cobro de deudas de la Seguridad Social seguirá adelante con la posible derivación de responsabilidad a los administradores.

Obligaciones de una sociedad “inactiva” ante el Registro Mercantil

La sociedad “inactiva” o sin actividad económica o empresarial mantiene sus obligaciones contables y mercantiles durante el período de inactividad:

• Deberán llevar su contabilidad en base a lo establecido al Código de Comercio y el Plan General Contable que le sea aplicable.

• Los administradores deberán formular las cuentas anuales en el plazo de 3 meses desde la finalización del ejercicio social para proceder a su aprobación por la Junta General.

• Procederán a la legalización de los libros contables obligatorios en el plazo establecido en el Código de Comercio y LSC. Es decir, en el mes siguiente a la formulación de las cuentas anuales y propuesta de distribución del resultado por los administradores sociales.

• Procederán, en su caso, a la aprobación por la Junta General ordinaria de las cuentas anuales formuladas por los administradores de la sociedad y a la propuesta de distribución del resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias dentro de los tres meses posteriores a la formulación de las cuentas anuales y propuesta de distribución/aplicación del resultado por los administradores sociales.

• Deberán proceder al depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil de su domicilio social en el plazo legal de un mes. Deberá ser tras la aprobación por la Junta General ordinaria de las cuentas anuales y la distribución/aplicación del resultado del ejercicio.

Hay que recordar que la inactividad no exime de la obligación que imponen los artículos 279.1 y 282.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC):

Artículo 279 Depósito de las cuentas

1. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil».

«Artículo 282 Cierre registral

1.    El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista».

¿Y qué sucede si no depositamos las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

En caso de que se incumpla con la obligación de depósito, se podrá imponer a la sociedad una multa de entre 1.200 a 60.000 euros. El importe de la sanción se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad.

Pero lo que es reseñable para el tema objeto de este informe es lo establecido en el artículo 363.1 a) de la LSC, ya que una de las causas de disolución obligatoria legal está la de:

“a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año”.

Por lo que si la sociedad está más de un año sin actividad, estará en causa de disolución, y si el administrador o administradores no convoca/convocan en el plazo de dos meses la Junta General para tomar las medidas oportunas, será o serán los responsables de las deudas contraídas por la sociedad desde ese momento.

¿Qué pasa con las deudas existentes de una sociedad “inactiva”?

Un grave error de muchos empresarios es pensar que al dejar una sociedad “inactiva” no tendrán que pagar las deudas existentes.

Se ha de tener en cuenta que si se aprueba la inactividad y existen deudas con la administración, se puede derivar responsabilidad a los administradores.

Tal como establece el artículo 43.1 b) de la Ley General Tributaria, serán responsables subsidiarios los administradores de hecho o de derecho.

• Administrador de derecho se podría decir que es aquella persona que consta como administrador en la escritura de la sociedad. Y, además, ha aceptado tal cargo y éste se ha inscrito en el Registro Mercantil. Normalmente es la persona con facultades para actuar en nombre de la sociedad.
• Administrador de hecho se podría decir que es aquella persona que si bien no ha sido nombrada por el órgano social y su nombramiento no está inscrito en el Registro Mercantil, actúa como administrador formal frente a terceros. Es decir, la persona que ejerce las funciones propias del administrador sin haber sido formalmente designado como administrador.

En resumen, una sociedad “inactiva” deberá mantener sus responsabilidades y obligaciones a pesar de la ausencia de actividad económica o empresarial, ante la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o el Registro Mercantil.