Muchos autónomos están recibiendo notificaciones de requerimientos de comprobación de los gastos deducidos para el cálculo de su rendimiento neto anual a declarar en la declaración de IRPF, transmitiendo su preocupación a los asesores ante tal circunstancia.
Cierto es que aquellos autónomos a los que se les aplica el Régimen de Estimación Directa (Normal o Simplificada; artículos 27, 28,29, 30 y 32 de la Ley 35/1996, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)) para el cálculo de los rendimientos netos derivados de su actividad empresarial o profesional en base a la diferencia entre los ingresos y los gastos vinculados a la misma, deben tener en cuenta que la normativa en vigor establece una serie de requisitos para que los gastos en que incurren en el ejercicio de su actividad se consideren fiscalmente deducibles.
Gastos Deducibles
Los gastos “deducibles” son aquellos que la AEAT permite deducir de las ventas e ingresos para calcular el beneficio de la actividad económica, empresarial o profesional, del autónomo. En principio los requisitos que establece la AEAT para que tales gastos se consideren como deducibles son los siguientes:
- Que deben tratarse de gastos vinculados a la actividad económica, empresarial o profesional, realizada por el autónomo, es decir, que estén “afectos” al ejercicio de la misma. Son aquellos que resulten imprescindibles y necesarios para llevar a cabo su actividad empresarial o profesional.
- Que los gastos estén documentados o justificados por una factura, no valiendo los tickets.
- Que los gastos deben estar registrados contablemente en los libros de gastos e inversiones del autónomo.
El primer requisito es el que plantea mayores problemas ya que para determinadas partidas de gasto (como por ejemplo la utilización de un vehículo y gastos vinculados al mismo o la utilización de parte de su vivienda como oficina) el autónomo tendrá que demostrar que corresponden a su actividad empresarial o profesional y no a su vida privada.
¿Cuáles son los gastos deducibles en el IRPF?
La AEAT establece la siguiente relación de gastos deducibles:
- Con factura y afectos a la actividad.
- Consumos de explotación: gastos integrados por las compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina necesarias para el desarrollo de la actividad. Se calcula en base a la fórmula “consumo” es igual a las “existencias iniciales” más las “compras” del ejercicio menos las “existencias finales”.
- Arrendamientos y cánones: gastos integrados por alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tengan como objetos solares, terrenos u otros activos no amortizables, y de arrendamiento operativo “renting”.
- Reparaciones y conservación: son los gastos relativos al mantenimiento, reparación y adaptación de bienes afectos a la actividad. No son deducibles los gastos de mejora de los bienes de inversión de la propia actividad. Estos gastos son un mayor valor del bien de inversión los cuales son amortizables.
- Servicios de profesionales independientes: honorarios de abogados, economistas, notarios, registradores, procuradores, arquitectos, aparejadores, fotógrafos, publicistas, programadores, diseñadores web, etc., así como las comisiones de agentes comerciales o de mediadores independientes.
- Formación: que estén directamente relacionados con la actividad y siempre que se justifiquen mediante factura tales como másteres, cursos, posgrados, academias online, suscripciones mensuales a revistas del sector empresarial o profesional del autónomo.
- Publicidad y relaciones públicas: se incluyen gastos en agencias de publicidad, en páginas y dominios web, publicidad en Facebook, Google, Instagram, ADS, en freelance en marketing digital, etc.
- Gastos en eventos, ferias y congresos: tanto si el autónomo es asistente a la feria como si es organizador de la misma. Se deben justificar con facturas y, si es necesario, con el programa de la feria, evento o congreso.
- Gastos de viajes y transporte: los desplazamientos en transporte público (bus, metro, etc.) y privado (taxis, Uber, Cabify, etc.) son deducibles al 100 % siempre que se acredite su vinculación con la actividad del autónomo y se justifiquen con factura. Estos gastos no serán contemplados si se generan o realizan en período estival o en fines de semana (salvo que la actividad se realice también en fines de semana o festivos).
- Gastos de manutención: la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de reformas Urgentes del Trabajo Autónomo contempla como gastos deducibles en el IRPF de los autónomos los gastos de manutención y alojamiento causados al realizar la actividad siempre que se abonen por cualquier medio electrónico de pago (por ejemplo, tarjeta de débito o de crédito) no en efectivo y en la cuantía máxima de 26,67 euros diarios si el gasto se produce en España o 48,08 euros si se produce en el extranjero.
2. Sin factura, pero afectos a la actividad.
- Gastos del personal: están integrados por los sueldos y salarios de los trabajadores por cuenta ajena contratados por el autónomo, más los costes laborales derivados (cuota empresarial de los seguros sociales de los trabajadores). También son deducibles los pagos a los trabajadores por dietas y asignaciones para gastos de viaje, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones más otros gastos sociales tales como ropa de trabajo, cursos de formación, etc.
La problemática puede surgir con la consideración de gasto deducible o no de la retribución que se devenga por tener al cónyuge y/o hijos del autónomo contratado por cuenta ajena. La AEAT lo aclara del siguiente modo: Tendrán la consideración de gasto deducible cuando resulte debidamente acreditado, con el oportuno contrato laboral y la afiliación al régimen correspondiente de la Seguridad Social, que el cónyuge o los hijos menores del contribuyente que convivan con él trabajan habitualmente y con continuidad en las actividades económicas desarrolladas por el mismo, las retribuciones estipuladas con cada uno de ellos, siempre que no sean superiores a las de mercado correspondientes a su calificación profesional y trabajo desempeñado.
- Cuota de autónomo (RETA) o, en su caso, la Mutualidad a la que se acoge el profesional.
- Tributos fiscalmente deducibles: son tributos fiscalmente deducibles el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Iva soportado: solo será deducible en IRPF cuando no sea deducible en IVA (se considera mayor gasto), lo que ocurre en actividades empresariales o profesionales exentas de IVA y en las actividades acogidas a alguno de los regímenes especiales de IVA, tales como el régimen especial de recargo de equivalencia (comercio minorista) y el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Gastos financieros: son deducibles los intereses que soportan los autónomos por los préstamos y créditos concedidas por entidades de crédito y las de origen privado, gastos por descuento de efectos, por operaciones de factoring y confirming, los intereses de deudas con las Administraciones Públicas, etc.
- Amortizaciones: los bienes de inversión afectos a la actividad (aquellos cuya naturaleza es generar beneficio económico más allá de un ejercicio) se deterioran con el paso del tiempo y por su utilización generando un gasto deducible para el empresario y profesional autónomo calculado en base a lo establecido en el Impuesto sobre Sociedades, teniendo en cuenta que en Estimación Directa Normal cabe aplicar para determinados supuestos la libertad de amortización (con sus consecuencias fiscales).
En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.
- Otros gastos deducibles: tales como las cuotas de asociaciones profesionales, corporaciones, y cámaras, así como las primas de seguros de salud o enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
- Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: la AEAT establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada (no en la normal) del 5% del importe del rendimiento neto previo.
3. Gastos fiscalmente deducibles que generan “dudas”.
La AEAT viene siendo más exigente a la hora de considerar como gasto deducibles determinados gastos en que incurren los autónomos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional más concretamente en los requisitos para que justifique su afectación a la actividad.
Lo anterior afecta concretamente a los siguientes gastos:
- Local u oficina alquilada o en propiedad por el autónomo para el ejercicio de la actividad.
No plantea problema alguno ya que simplemente debe comunicarse tal hecho en el Modelo 036/037 correspondiente de alta en la actividad (o de modificación cuando se cambie de local u oficina) pudiéndose deducir todos los gastos asociados a ese local u oficina, tales como el alquiler, reformas, mantenimiento, suministros de luz, agua, gas, teléfono, gastos asociados a la hipoteca (si existiese) o el seguro del local u oficina correspondiente.
- Local u oficina en una vivienda propiedad o en alquiler del autónomo.
Al igual que en caso anterior, debe comunicarse a la AEAT en el Modelo 036/037 indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad.
Es recomendable, en caso de vivienda propiedad del autónomo, afectar a la actividad entre un 15% como mínimo y un 50% como máximo. Los gastos asociados a la vivienda podrán deducirse en el citado porcentaje de afectación.
El supuesto de vivienda alquilada por el autónomo plantea el problema que debería existir dos facturas emitidas por el arrendador de la misma, una referida a la parte de la vivienda no afecta a la actividad económica del arrendatario ya que está exenta de IVA y retención IRPF, en su caso, por alquiler de local/oficina, y otra factura (la cual llevaría IVA y retención IRPF en su caso) por la parte de la vivienda alquilada donde se ejerce la actividad empresarial o profesional del autónomo, y esto casi nunca se lleva a cabo, teniendo el autónomo que demostrar en posibles requerimientos de comprobación de su IRPF la afectación a la actividad de la parte de vivienda alquilada.
Comentar que, a partir de 2018, se incluyen entre los gastos para determinar el rendimiento neto en el IRPF en estimación directa, los suministros de la vivienda habitual afectada parcialmente a la actividad económica, como agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, en el 30% de la parte proporcional a los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad.
- Teléfono móvil.
La AEAT considera que para ser deducibles los gastos de telefonía móvil por un autónomo debe tratarse de una línea para uso profesional, diferente de la línea para uso particular del mismo.
- Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, reparaciones, combustible, seguros, amortizaciones).
Buena parte de los autónomos utilizan el vehículo para el desarrollo de la actividad económica bien sea empresarial o profesional. Surge la duda de si cabe deducirse los gastos derivados del mismo (mantenimiento, reparación, combustible, seguros, …) en el IRPF y en el IVA, así como su propia adquisición y amortizaciones derivadas.
Nos centramos en los requisitos que la AEAT establece (lista no cerrada) para la deducción del vehículo y gastos vinculados. Pero antes de ello hay que conocer el concepto de afectación total del vehículo a la actividad económica, lo cual resulta difícil, por no decir imposible, de ser probado ante Hacienda. ¿Cuándo un vehículo está afecto al 100 por cien a la actividad económica? La AEAT considera que un vehículo está afecto en su totalidad al ejercicio de una actividad empresarial o profesional cuando su uso sea exclusivamente para el desarrollo de la misma y no se utilice para uso particular, lo cual, como hemos dicho, es difícil de probar.
El cumplimiento del requisito mencionado lo tienen más fácil aquellos autónomos que se den de alta y ejerzan una serie de actividades tales como taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, profesores de autoescuelas, agentes comerciales y representantes, servicios de vigilancia. Por ello es siempre interesante dar de alta el vehículo en la Dirección General de Tráfico para uso profesional, no para uso particular.
Pero el demostrar ante la AEAT lo mencionado se convierte en un campo de batalla para el autónomo.
- Gastos de vestuario.
La AEAT sólo admite la deducción del gasto en vestuario si se trata de vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. En el caso de los artistas cabría una interpretación más flexible.
Si no tienes claro qué puedes o debes deducirte como gastos, lo más recomendable es que te asesores por especialistas que conozcan bien los procedimientos y que puedan ayudarte también a conseguir una menor carga fiscal para ti y para tu negocio.
Abogado. Área contable y fiscal.